Como gerir o negócio libertando-se dos obstáculos administrativos e tendo o controlo da empresa, focando-se nas vendas e na sua evolução!

Um dos grandes problemas dos empreendedores, quando iniciam uma nova empresa ou quando estão em plena atividade é o efetivo controlo da sua gestão e acumulação das tarefas administrativas.

O empreendedor deve focalizar-se naquilo que sabe fazer bem, que é vender o seu “negócio” seja o seu know-how ou experiência, os serviços que a sua empresa presta ou os produtos que produz e transaciona.

Ao mesmo tempo, deve ter controlo sobre as suas contas, o que está a dever, o que tem a receber e quando se preveem que as transações financeiras ocorram.

Aqui começa o problema para o Empreendedor.!

Para começar a ter controlo, à uma série de tarefas administrativas, contabilísticas e de gestão que têm de ser completadas e isso dá trabalho!

E o trabalho requer tempo, e ao utilizarmos demasiado tempo nestas tarefas desviamos o “Foco”!

Deixamos de prestar tanta atenção a desenvolver o nosso negócio, para estarmos organizados.

A verdade, é que o Empreendedor tem de estar organizado e disciplinado para controlar estas duas situações.

Ainda para mais quando a fiscalidade cada vez é mais eficiente e sem modéstias, qualquer incumprimento incorre em coimas que representam verdadeiros rombos nos cofres das empresas.

Depois ainda há o controlo fiscal que pretendemos ter e o impacto que produz na nossa tesouraria.

Como exemplo temos as Micro e Pequenas Empresas, em que cerca de 90% ainda usam a mesma forma de trabalhar de sempre no que respeita à sua contabilidade.

Recebem as faturas, recibos e outros documentos dos fornecedores, autoridade tributária, Segurança Social, entre outros, e arquivam num dossier.

Passados uns 5 a 10 dias após o mês acabar o dossier é entregue na contabilidade. Nesta altura o contabilista recebe o dossier desta empresa e de todas os outros clientes e começa a processa-los. Em situações muito boas ao fim de 15 dias o cliente tem informação contabilística e fiscal. Nos casos extremos os documentos são entregues na contabilidade quando acaba o trimestre, por causa do IVA, e então a informação é processada e a Empresa tem informação contabilística e fiscal com 4 meses de atraso!

Para cumulo, o contabilista nessa altura, quando falta 1 semana para acabar o prazo de pagamento do IVA, envia um email a dizer que a Empresa tem a pagar alguns milhares de euros de IVA e o Empreendedor põe as mãos à cabeça!

Ainda por cima a informação ao chegar com 4 meses de atraso não dá para corrigir nada. se estava a perder, perdeu! Se estava alguma coisa mal, continuou! E mais uma vez o dono da Empresa põe as mãos à cabeça!

As empresas com alguma capacidade contratam normalmente um administrativo que vai lançando os documentos no software de gestão, conhecido como ERP (Entrepraise Resource Planer) e já têm mais informação atualizada, é uma solução, só que obriga a mais dispêndio de recursos financeiros.

Então temos que partir para soluções práticas, objetivas, não onerosas e muito úteis.

Eu arranjei uma enquanto empreendedor e ao mesmo tempo TOC (Técnico Oficial de Contas).

Tenho toda a informação atualizada, sempre disponível e controlo tudo até do meu smartphone, no meu caso é um android mas também pode ser IOS.

Como?

Os documentos na minha empresa são todos digitalizados e a contabilidade acede no momento.

É verdade, enquanto empreendedor sentia as dores de qualquer outro empreendedor e enquanto contabilista verifiquei a forma obsoleta e duplicada como se trabalha, primeiro na empresa e depois no gabinete de contabilidade, no que se refere ao processamento de documentos.

Então propus a alguns clientes começarem a trabalhar desta forma:

– Criei uma nuvem já toda organizada em termos de pastas;

– Os nossos clientes digitalizam todos os documentos e colocam nas pastas do seu computador, tal e qual como se tivessem a gravar qualquer outro documento;

– As pastas da Nuvem sincronizam e ficam com os documentos gravados;

– A contabilidade acede, processa e transfere para o Dossier digital organizado;

– O cliente mantem o dossier físico de acordo com o dossier digital.

Tudo isto, feito com ferramentas gratuitas que não oneram a empresa.

O resultado é espantoso!

Informações atualizadas, em dia, que as empresas podem usar para a gestão, para corrigir o que não está bem e potenciar o que vai bem, para ainda ser melhor!

E tudo isto por ser disciplinado e em 5 minutos por dia!

A DIFERENÇA É EXTRAORDINÁRIA, A CONSCIÈNCIA FICA MAIS LEVE, O CONFORTO DE PODER ACEDER DE QUALQUER PARTE E TIRAR AS CONCLUSÕES NECESSÁRIAS PARA GERIR A EMPRESA FAZ-NOS SENTIR EXTREMAMMENTE PRODUTIVOS E POR FIM, SOMOS MAIS AVANÇADOS QUE OS OUTROS. É MUITO Á FRENTE!

ATÉ DÁ PARA SERMOS VAIDOSOS E MOSTRARMOS AOS NOSSOS AMIGOS E OUTROS EMPREENDEDORES, QUANDO ESTAMOS A TOMAR UMA BEBIDA NUM CAFÉ, SENTADOS COM A PERNA CRUZADA A CONTROLAR A NOSSA EMPRESA COM O NOSSO SMARTPHONE! QUALIDADE DE VIDA!

QUANTO “COOL” É ISTO?

A difernça entre ter e não ter é para muitas empresas uma questão de continuarem a existir ou não!

Espero ter sido útil e se quiserem mais informações contactem-me. Obrigado.