Muitos empresários e Empreendedores acham que trabalham demais. Por cada tarefa que acabam da sua lista, surgem novas 10 completamente novas, é um desespero!

Se ser empreendedor acarreta mais responsabilidades, é verdade. Se implica mais trabalho nos primeiros anos, também é verdade. Agora, tudo isto para sempre? Não pode ser verdade. Senão, meu rico trabalhinho das 09h às 18h!

Porque é que nos esforçamos tanto e parece que cada vez temos que nos esforçar mais? Talvez porque centralizamos demais as tarefas não?

Depois ainda há um verdadeiro revés, é que ficamos embrenhados nas trarefas, no que tem de ser feito, na área financeira, no Marketing e na área adminstrativa e não conseguimos desenvolver o negócio, não há tempo!

Pois aqui vão umas dicas para organizar o seu tempo, poder dedicar-se a pensar o negócio e arranjar mais clientes.

                                           Interesse/Importância

 

Habilidades 

 

 Alto Médio Baixo
Altas
Médias 4 3
Baixas 2 1

 

  • Time Study ou Estudo do Tempo

– Listar todas as atividades diárias – Pegue numa folha de papel e liste tudo o que faz na empresa, tudo mesmo! Depois numere as atividades, 1, 2, 3….

– Classifique as atividades em termos de Habilidade necessária para concretizar. Escreva a frente de cada uma se é preciso ter muita habilidade (alta), se razoável (média) ou pouca (Baixa) ;

– Classifique as atividades em termos de Interesse ou importância em conclui-las. Escreva à frente delas se é importante (alta), realtivamente importante (Média) ou pouco importante (Baixo).  ATENÇÃO, É PARA CLASSIFICAR EM TERMOS DE IMPORTANCIA E NÃO URGÊNCIA! É QUE HOJE EM DIA É TUDO URGENTE, TODA A GENTE TEM URGENCIA, ATÉ A MAIS PEQUENINA COISA.

  • Agora que já tem tudo listadinho, pegue na matriz que lhe ofereci acima e coloque o número das tarefas em cada quadrado da matriz, consoante a Habilidade e a importância de cada uma. TODAS AQUELAS QUE SE ENCONTRAM NA CONJUGAÇÃO DE MÉDIO E BAIXO É PARA DELEGAR!

Para delegar,  tem de registar a tarefa, ou seja, tem de Escrever o que é necessário para fazer cada tarefa que se situe em:

  • Baixo/Baixas (1)
  • Médio/Baixas (2)
  • Baixo/Médias (3)
  • Medio/Médias(4)

Não precisa de fazer todas ao mesmo tempo, guarde uma parte do dia para esta importantíssima atividade porque vai fazer a sua empresa evoluir e vai ter muito mais qualidade de vida.

– Logo após escrever, peça a alguém para executar a tarefa.

Se a pessoa necessitar de explicações para fazê-la, voltar a reescrevê-la para que não necessite de explicações. (É porque não estava suficientemente clara.)

Mas escrever tudo dá muito trabalho não é?

Então vamos recorrer à câmara de filmar, pode ser a do seu smartphone! Em vez de escrever filme tudo e à medida que vai filmando explique o que está a fazer. Atenção! Aponte a câmara para onde está a executar a tarefa. Assim tem um manual em vídeo e quem vier a desempenhar a tarefa terá muito maior facilidade de a executar!

Esta informação servirá para formar um manual de Procedimentos com a forma de se fazerem as coisas na sua empresa.

  • Agora tem de alocar as tarefas a alguém do Staff ou outsourcing. Se tem equipa, passe para eles, decida quem vai fazer o quê. Se não tem equipa, tem de recorrer a pessoas ou empresas exteriores.
  • Depois de alocar as tarefas, tem de criar um bom sistrema de seguimento, ou Follow Up. Se não o fizer, nunca saberá o que foi feito e se foi feito, nem a quantas anda. Hoje em dia nada funciona sem Follow up!

Agora vamos à Delegação de Decisões:

– Vai listar todas as decisões que são tomadas no dia-a-dia;

– Depois va determinar quais são as decisões que podem ser tomadas pelos outros colaboradores e dar-lhes autoridade para decidirem consoante o seu critério e valor.

ISTO É DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE!

Pois é, no final do dia acabou por pôr toda a gente a trabalhar para si, pode controlar cada uma das tarefas dos outros com um olho mais critico e corrigir alguma coisa menos bem feita e deixar para si apenas o que é importante.

Espero ter ajudado, se quiser saber mais contacte-me